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    1. 事务书信的格式和写作要求1200字
      事务书信的格式和写作要求
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      事务书信的格式和写作要求

      事务书信是指涉及各种事务问题,联系商洽工作的信件。这种书信的格式和写作要求比较严格,要特别慎重对待。

      1.事务书信的格式

      事务书信通常由下面七部分组成:信头、收信人名称地址、称呼、正文、结尾套语、签字及其他。另外,有的事务书信还有下列项目:投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。

      2.事务书信的写作要求

      信头:

      信头位于信纸的中上方,印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号,以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。

      如临时打印信头,则寄信人的名称和地址,应打在信纸的右上角,位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头,其他续页可用空白信纸,只需写上页码、收信人名称及日期即可。

      日期:

      事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方,或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字,也不可用数字来代表,必须完整地写出来。有两种写法:英式为19(th)april,1995;美式april 19,1995。英式写法日在先,月在后,而美式则相反。如全部使用数字表示日期,容易引起误解,应避免使用。

      收信人名称及地址:

      信内名称地址仍应重写一次,并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸的左边,低于日期二三行,也有打在信末端左边,在签名下约二至四行处。

      收信人的单位名称如何排列,应严格按收信人所定的方式,出于礼貌和准确性,切勿擅自更改。

      敬语的用法及略写也有一定习惯。比如,mr.

      (mister)冠于男子姓氏前。messrs.(messiears)是英语 mr.的复数,相当于gentlemen,不含人名而冠以定冠词the的公司名称,均不用messrs.在英国,如公司行号含人名时,多用messrs.。例如:messrs. lake kane& co.,ltd;mrs.为已婚女子,则在后面写其夫姓,mrs. judd;miss为未婚女子,其复数为misses;dr.(doctor)冠于博士姓名前;rev(reverend)用于神职人员姓名前,可加定冠词the。另外还有某地长、内阁部长、议员、大使、法官姓名前用hon.,总统、总经理、会长、大学校长的姓名前用pres,教授姓名前用prof.

      信内地址写法,英美格式差别较大。美式写法:门牌号前没有no.字样,后面也没有逗点。而英式写法则相反。如:

      mr. clark cooper

      no.8,queen victoria street

      london,e.c.2

      england

      注:e.c.2指伦敦东区2。

      称谓:

      事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼:sirs。公司行号等商业书信多用dear sirs,英国人在其后还要加上逗号;美国人多数用gentleman称呼公司行号,但仅限于复数,在其后用冒号,gentleman和dear gentleman根本不用。当收信人只有职称而无姓名时,不能单独用单数sir,而要在sir前面加上dear,即dear sir。也可写上姓,如“dear sir lewes:”。

      正文:

      正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始,顶端书写(不像中文信要空两格);段落之间空双行。正文的文字不要太长,尤其是头尾两段,一定要简短一些。正文在打字时,普通纸占用信纸的四分之三位置,两边及信纸上方要留有适当的边缘,下方的空白要更大。左边边缘垂直整齐,右边则尽可能整齐。

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